In Betrieben und öffentlichen Einrichtungen müssen laut DGUV (Deutsche gesetzliche Unfallversicherung) alle Erste-Hilfe-Leistungen dokumentiert werden. Im Anschluss müssen diese Daten mindestens fünf Jahre archiviert werden, sodass auf diese im Fall von Versicherungsfällen oder Spätfolgen zugegriffen werden kann. Neben dem klassischen Verbandbuch gibt es mittlerweile auch digitale Verbandbücher, welche mit einigen Vorteilen daherkommen.
Wie müssen Erste-Hilfe-Leistungen dokumentiert werden?
Prinzipiell müssen laut Vorschrift alle Erste-Hilfe-Leistungen dokumentiert werden, unabhängig davon, ob es sich beim Unfall um eine kleine Wunde am Finger oder eine schlimmere Verletzung handelt. In jedem Fall sollten folgende Daten in der Dokumentation eines Unfalls vorhanden sein:
- Name des Verletzten
- Name des Ersthelfers/der Ersthelferin
- Angaben zum Unfallhergang: Zeitpunkt, Ort und kurze Beschreibung des Vorfalls
- Zeugen der Situation (falls vorhanden)
- Angaben zu geleisteten Erste-Hilfe-Leistungen
Exakte Vorschriften dazu, wer Erste-Hilfe Fälle zu dokumentieren hat, gibt es nicht, dies kann prinzipiell individuell entschieden werden. Falls vorhanden, sollte auf jeden Fall der betriebliche Ersthelfer in die Dokumentation mit einbezogen werden oder diese übernehmen. Detaillierte Informationen zur Situation sollte entweder die betroffene Person oder der jeweilige Ersthelfer mitteilen. Bei der Dokumentation sollte zudem beachtet werden, dass diese datenschutzkonform stattzufinden hat. Unbefugte dürfen auf keinen Fall Zugriff auf persönliche Daten haben, was bei der Dokumentation in klassischen Verbandbüchern teils schwer umsetzbar ist. In Sachen Datenschutz können vor allem digitale Verbandbücher ihre Vorteile ausspielen.
Warum müssen Arbeitsunfälle in ein Verbandbuch eingetragen werden?
Die Dokumentation von Arbeitsunfällen sowie geleisteten Erste-Hilfe-Leistungen ist in der DGUV Vorschrift 1 festgehalten und ist aus unterschiedlichen Gründen wichtig. So kann sie etwa als Nachweis dienen, dass eine Verletzung am Arbeitsplatz und somit während einer versicherten Tätigkeit entstanden ist. Auch wenn bei der betroffenen Person Spätfolgen auftreten, nimmt das Verbandbuch eine wichtige Rolle ein. So kann der Vorfall dank der Dokumentation auch im Nachhinein noch genauestens nachvollzogen werden, was durchaus hilfreich sein kann. Auch für Betriebsärzte oder Fachkräfte für Arbeitssicherheit kann das Verbandbuch eine wichtige Rolle einnehmen – treten bei gewissen Arbeitsprozessen im Unternehmen bspw. vermehrt Unfälle auf, können diese dank eines Verbandbuchs auch im Nachhinein analysiert und verglichen werden.
Welche Verletzungen müssen in einem Verbandbuch dokumentiert werden?
In einem Verbandbuch muss tatsächlich jede Verletzung dokumentiert werden – dies kann also vom Einsatz eines herkömmlichen Pflasters, bis hin zu einer schlimmeren Verletzung reichen. Treten Verletzungen bei der Arbeit auf, die mit Kosten verbunden sind, können diese nur in Verbindung mit einem Verbandbucheintrag beim gesetzlichen Unfallversicherungsträger geltend gemacht werden.
Wer muss ein Verbandbuch einsetzen?
Ein Verbandbuch muss in allen Unternehmen und Betrieben, Kindertagesstätten und Schulen sowie in öffentlichen Einrichtungen und Behörden geführt werden. Dokumentiert werden müssen unter anderem Erste Hilfe Maßnahmen, die nach Arbeitsunfällen stattgefunden haben, Verletzungen während der Arbeitszeit sowie Wegeunfälle.
Wie lange müssen die Daten aufbewahrt werden?
Laut DGUV-Vorschrift müssen Dokumentationen von Erste-Hilfe-Leistungen mindestens 5 Jahre aufbewahrt werden. Auch dies führt bei der Nutzung von klassischen Verbandbüchern zu 2 großen Nachteilen: Die Verbandbücher müssen physisch gelagert werden, was je nach Anzahl der nötigen Verbandbücher innerhalb von 5 Jahren einen gewissen Platzt einnehmen kann, welcher auch sinnvoller genutzt werden könnte. Zudem kommt natürlich auch der Umweltaspekt hinzu: Während klassische Verbandbücher im Laufe der Zeit als Papiermüll enden, werden die Daten von digitalen Verbandbüchern auf Servern gespeichert, was im Vergleich nachhaltiger ist.
Sind Verbandbücher DSGVO-datenschutzkonform?
Der Datenschutz wird ein immer wichtigeres Thema! Da in Verbandbüchern zahlreiche personenbezogene Daten gespeichert werden, sind auch hier gewisse Vorschriften zu beachten. So dürfen nur befugte Personen, wie z.B. der Ersthelfer im Unternehmen oder der Betriebsarzt vollen Zugriff auf alle Daten des Verbandbuchs haben. Unbefugten muss der Zugriff untersagt sein. Diese Vorgaben sind bei Verwendung eines herkömmlichen Verbandbuchs schwer bis gar nicht realisierbar. Theoretisch müsste es verschlossen gelagert werden, sodass bspw. nur Personen mit einem Schlüssel Zugang zum Buch haben. In der Praxis kann es jedoch vorkommen, dass auch Personen ohne Zugang einen Verbandbucheintrag erstellen müssen. In diesem Fall müsste also zunächst ein Zugang genehmigt werden, was unnötig Zeit in Anspruch nehmen kann. Die klassischen Verbandbücher sind in Zeiten der DSGVO also nur noch begrenzt zeitgemäß.
Was sind die Vorteile eines digitalen Verbandbuchs?
Genau hier liegt ein erster Vorteil unseres digitalen Verbandbuchs: Es ist dank individueller Zugriffsberechtigungen DSGVO-konform. Nur Nutzer mit den Zugangsdaten haben die nötige Berechtigung dazu alle Verbandbucheinträge einsehen und auswerten zu können. Über das Scannen des zum Verbandbuch gehörigen QR-Codes kommen Mitarbeiter direkt zum Formular, über das sie einen neuen Verbandbucheintrag erstellen können. Für alle weiteren Funktionen wird der Admin-Zugang benötigt – personenbezogene Daten können dementsprechend von ihren Mitarbeitern nicht eingesehen werden.
Ein weiterer Vorteil eines digitalen Verbandbuchs ist die einfache und intuitive Nutzung: QR-Code mit einem Mobilgerät scannen, Eintrag erstellen, fertig! Lange Laufwege zum Verbandbuch können somit erspart werden, da heutzutage nahezu jeder ein Mobilgerät bei sich trägt und auch Erste Hilfe Koffer und damit auch die QR-Codes der Verbandbücher in gewissen Abständen im Unternehmen verteilt sind.
Ein weiterer Vorteil liegt in der effektiveren und schnelleren Auswertung der Daten. Um die Daten einzusehen muss sich niemand durch viel Papier wühlen – es reichen wenige Klicks. Ein optionaler Datenexport erleichtert außerdem die weitere Analyse oder Vergleiche der Verbandbucheinträge. Das Online-Verbandbuch ermöglicht außerdem Benachrichtigungen per E-Mail, wenn ein neuer Eintrag verfasst wurde. So bleiben Sie immer informiert.
Informieren Sie sich jetzt über weitere Vorteile unseres Online-Verbandbuchs und starten Sie noch heute mit der digitalen Dokumentation von Erste-Hilfe-Leistungen!